Kösystem
Kirunabostäder AB har en avgiftsfri bostadskö. Anmälan till bostadskön kan göras via Internet eller per telefon till Bostadsförmedlingen. Uppgifter som då registreras är namn, adress och personnummer samt datum för anmälan. Datum för ansökan är det som används vid sammanställningen av turordningen för erbjudande av lägenhet. Du kan ställa dig i bostadskön från och med det år du fyller 16 år.
Lediga lägenheter
När ett hyresavtal sägs upp läggs lägenheten ut på hemsidan. Där finns uppgifter om adress, antal rum, kvadrameter, hyra, eventuell bofond, våningsplan och när tillträde kan ske. Om inget annat anges omfattar den angivna hyran kabel-tv men inte hushållsel. Lägenheten ligger på ”köshoppen” under en veckas tid.
Intresseanmälan
Under denna vecka kan sökande göra intresseanmälan på lägenheten, antingen via Internet eller via telefon till Bostadsförmedlingen. Avtal tecknas endast med personer över 18 år.
Intresseanmälan kan inte göras av personer som redan har tackat ja och blivit tilldelad en lägenhet. Endast fem aktiva intresseanmälningar kan finnas samtidigt på köshoppen och en aktiv på direktshoppen.
Hanteringen
När lägenheten inte längre ligger ute på köshoppen sammanställer handläggaren så fort som möjligt alla intresseanmälningar utifrån kötid. Sökande med längst kötid får nummer 1 osv. När detta är gjort skickas erbjudandebrev till de fem sökande med längst kötid. Brevet skickas med e-post om den som gjort intresseanmälan uppgett e-postadress, annars per vanligt brev.
Erbjudandebrevet som går till den sökanden som gjort intresseanmälan, innehåller uppgifter om senaste svarstid (vanligtvis en vecka), tillträdesdag och vem man ska kontakta för att få se lägenheten. Erbjudandebrevet innehåller också en uppgift om vilket erbjudandenummer man har av de fem som fått erbjudandebrevet i samma omgång. Erbjudandebrevet innebär inte att man är godkänd som hyresgäst. Svaret på erbjudandet ska vara Kirunabostäder tillhanda skriftligt eller muntligt senast på svarsdagen för att räknas som giltigt.
Uppstår problem med att få tillträde till att se lägenheten under svarstiden kan Kirunabostäder vara behjälplig med att ordna visning och eventuellt förlänga svarstiden för alla sökande som fått erbjudandebrev under den aktuella veckan.
Tackar alla nej eller svar uteblir går erbjudandet vidare till nästa fem sökande utifrån turordningen.
När erbjudande gått ut till alla som lämnat intresseanmälan och ingen har tackat ja till lägenheten, alternativt ingen intresseanmälan kommit in under veckan på köshoppen, läggs lägenheten ut på direktshoppen.
Här gäller först till kvarn. Den som är snabbast med intresseanmälan får lägenheten förutsatt att sökanden blir godkänd som hyresgäst. Efter att intresseanmälan kommit in skickas erbjudande ut till den intresserade, som har tre dagar på sig att höra av sig. Endast en aktiv intresseanmälan kan göras på direktshoppens lägenheter. Tackar hyresgästen nej läggs lägenheten ut på direktshoppen på nytt.
När sökande tackar ja, tar handläggaren in uppgifter: nuvarande eller tidigare hyresvärd, arbetsgivare eller annan inkomst. Kontroll görs internt, kreditkontroll och med tidigare hyresvärd. Vid bostadsförmedlingens veckomöte godkänns hyresgästen och meddelas sedan muntligen om att lägenheten är tilldelad den sökande och överenskommelse görs om kontraktsdatum.
Lämnas inte erforderliga intyg in trots uppmaning, eller om sökanden inte kommer på avtalat datum för tecknande av hyresavtal går lägenheten vidare till nästa sökande.
Sökanden får meddelande om att lägenheten gått till annan sökande i och med att hyresavtal tecknas. Tecknas inte hyresavtal som överenskommits går erbjudandet vidare enligt turordning alternativt läggs ut på nytt på köshoppen beroende på hur lång tid som passerat mellan överenskommelse och tillträdesdatum.
Vid kontraktsskrivningen avslutas sökanden från bostadsskön. Önskar man byta lägenhet kan man ställa sig i bostadskö på nytt och då söka annan lägenhet.